Hinweise um Datenschutz beim Einsatz von Formularen
Mit dem Objekt Formulare ist es möglich, einfache Anmeldeformulare im ZMS zu erstellen. Die dort erhobenen Daten werden im ZMS gespeichert. Dort sind sie sicht- und downloadbar für Redakteure und Redakteurinnen, die die Berechtigung zum Bearbeiten der entsprechenden Formularseite haben.
Verantwortung
Mit Einsatz des Formular sind Sie als RedakteurIn für das Formular und die damit erhobenen Daten und insb. auch für die Einhaltung der Vorgaben zum Datenschutz verantwortlich.
Grundsätze
Als kantonale Einrichtung unterliegt die Universität Bern dem kantonalen Datenschutzgesetz (KDSG), daher müssen beim Einsetzen eines Formulars folgende Grundsätze berücksichtigt werden:
- Personendaten dürfen nur dann erhoben werden, wenn diese zur Erfüllung einer gesetzlichen Aufgabe notwendig sind.
Das bedeutet konkret für Formulare im Bereich der Universität, dass beispielsweise Anmeldungen für Veranstaltungen der Universität, Evaluationen oder auch Umfragen mit Formularen umgesetzt werden können. Wir empfehlen, die Nutzenden der Formulare mit einem kurzen Text darüber zu informieren, wozu ihre Daten verwendet werden. - Spätestens wenn der Anlass zur Datenerhebung nicht mehr besteht, müssen die Daten im ZMS gelöscht werden.
- Anmeldedaten in Formularen oder Umfragedaten müssen also nach Beendigung der Veranstaltung oder der Umfrage im ZMS aktiv entfernt werden. Das Deaktivieren des Formulars reicht nicht aus.
- Daten im ZMS, die älter als 6 Monate sind, werden automatisch gelöscht.
- Besonders schützenswerte Personendaten dürfen über das ZMS-Formular nicht erhoben werden, da weder die Übertragung noch die Speicherung der Daten im ZMS den Vorgaben für besonders schützenswerte Personendaten entspricht. Nähere Angaben zu diesen Vorgaben dazu, finden Sie in diesem Dokument.
Besonders schützenswerte Personendaten sind Angaben über
- die religiöse, weltanschauliche oder politische Ansicht, Zugehörigkeit und Betätigung sowie die Rassenzugehörigkeit
- den persönlichen Geheimbereich, insbesondere den seelischen, geistigen oder körperlichen Zustand
- Massnahmen der sozialen Hilfe oder fürsorgerischen Betreuung
- polizeiliche Ermittlungen, Strafverfahren, Straftaten und die dafür verhängten Strafen oder Massnahmen
Werden Formulare zum Sammeln von nicht personenbezogenen Daten eingesetzt, z.B. Umfragen zu Forschungszwecken, muss gewährleistet sein, dass die Daten anonymisiert erhoben werden, also nicht mit einem Namen oder einer Mailadresse verbunden sind. Da im ZMS die Daten nicht nachträglich anonymisiert werden können, darf das entsprechende Formular gar keine Personendaten abfragen.